「ねえ、もっと短くて魅力的な会議を開くことはできますか？」
ソフトウェアのCEOが ジム・サフランスキー スタートアップ企業からフォーチュン100企業に至るまで、事実上すべての顧客から受け取っています。要点は次のとおりです。顧客は、ライブ会議時間を15分以下に短縮する方法に関する専門家のガイダンスをますます求めています。
顧客は現在、XNUMXつのことだけを望んでいます。 連絡先を増やす スタッフと 生産性を向上させる それらの会議で。 そして彼らは欲しい 燃え尽き症候群を減らす ズーム疲労による。
Preziの顧客は一人ではありません：エグゼクティブの約半分 コンサルタントのコーン・フェリーによるインタビュー 早くも2019年に、彼は会議にあまりにも多くの時間を費やすと仕事から気が散ると主張しました。 その後、Covidも到着しました。 これでどうしますか？
15分の会議で十分であり、事前に
Szafranskiは、会議の「ライブ」部分をより効率的にするために、各参加者にとって都合のよい時間に事前に会議の一部を整理することを提案しています。 これを行うには、短いビデオを録画して、セッション中に行われるトピックと決定を明確にします。 「これはゲストの注意を引く」。
ビデオやGoogleドキュメントなどのオンラインシステムとのコラボレーションを介して事前情報を送信することは、「非対称で明るい」コミュニケーションに効果的です ここであなたに言ったこと。 これは、スタッフのタイムゾーンが異なる場合、または単に勤務日を異なる方法で構成したい場合に正確に機能します。
もう一つのシステムは、会議なしで「メンタルスペース」を作ることです。 明らかに時代にもなる空間：Szafranskiの会社は、300人の従業員（13か国）が息を呑むことができるように、水曜日には会議がないことを確立しました。 アイデアは、数日間（月曜日と火曜日）「強く押し」、次に精神的なエネルギーを再構築し、この休憩で週の半ばの考えを収集し、これらのトピックを「ライブ」で話し合うことです。
どのくらい時間がかかりますか？
少し。 しばらくの間。 上記の15分は深刻な兆候です。 マイクロソフトの調査 脳波で30分以上の連続した会議が持っていることを示した 参加者のストレスの増加 同社は2021年にOutlook会議のデフォルトの長さを短縮しました。
すでに慣れている方にもご利用いただけます
ソフトウェア会社 Zapier 2011年の設立以来、リモートで作業を行っています。現在、500か国に約38人の従業員がいます。 個々のチームは、Zoomで「スタンドアップ」と呼ばれる短い毎日の会議を開催しました。この会議では、各自が最終日に行われたこと、翌日に行うこと、および問題について同僚に更新しました。
ただし、2020年には、 彼のブログに投稿する、Zapierは、彼のスタンドアップがどのように制御不能になったのかを説明し、多くの場合、少数のメンバーにのみ関連し、他のすべての人には役に立たないトピックを検討しました。
そのため、会社はこのタイプの会議を廃止し、テキストに置き換えました。 SlackメッセージングアプリのGeekbotソフトウェアを使用してボットによって処理されるテキスト通信。 ボットは、チームメンバーに、作業と問題について報告するように依頼します。報告には約XNUMX分かかります。
通知の津波に対して、組織が必要です...そして絵文字
疑問が生じたでしょう。 メッセージングアプリに依存するということは、無限の通知を処理することを意味しますか？ 確かではありません。 これを回避するには、トピックごとにSlackチャネルを整理し、絵文字を使用して迅速に対応するように促します。 スレッドが長くなりすぎて読みにくくなった場合（その場合に限り）、会議をスケジュールします。
ただし、定期的な会議の場合でも、自動化は役立つ場合があります。 Zapierはこれを使用してテーマのラインナップを作成し、事前に出席者に送信してレビューを行ってから、会議の招待状を送信します。 有名な15分間の対決での会話とアイデアだけに焦点を当てるもうXNUMXつの方法。
すべてが欠けている場合は、直接会うことでも改善できます
ロベルト・フミェレフスキ、不動産スタートアップWebサイトShareSpaceのCEOは、メモを書くよりも直接会うことを好みます。 有効性よりも質の問題：人々は、顔を合わせたときにアイデアや才能をよりよく表現すると彼は言います。 良い。 それでは、私たちは再び終わりのない会議の問題に戻りますか？ 全くない。
ChmielewskiのチームはXNUMX段階のプロセスを使用しています 会議が短く効率的であることを確認します。 第一段階、主催者は明確な目的を定義します。 第二段階、議題を確立し、トピックごとではなく、より正確で答えを示す質問を使用してトピックをフォーマットします。 第三段階明らかに偶発的な会議。 しかし、気を付けてください、Chmielewskiは付け加えます：15分は単なる結果であり、一般的な目標ではありません。
